Pedoman Standar Audit Internal Audit Investigasi

Bagian ini menjelaskan standar dalam pelaksanaan investigasi. Termasuk didalamnya kriteria penentuan apakah suatu kesepakatan masuk dalam suatu investigasi dan karenanya menjadi subyek dari standar investigasi tersebut.

1. Pendahuluan

1.1. Tujuan

Investigasi yang dilakukan oleh audit internal diharapkan sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Investigasi juga dilakukan untuk mematuhi standar yang ditetapkan oleh universitas.

1.2. Penerapan standar investigasi

Standar investigasi bertujuan untuk mengumpulkan, mengembangkan, menguji dan mengevaluasi bukti dan untuk menentukan jika ada tindakan yang tidak patut yang dilakukan oleh audite dan dugaan tindakan tidak patut tersebut mengarah pada tindakan pelanggaran hukum. Baca juga: Sistem komunikasi masyarakat perkotaan

Dengan adanya investigasi diharapkan akan diketahui apakah suatu tindakan yang dilakukan oleh unit atau orang dalam satu bagian benar-benar melanggar ketentuan hukum. Ada hal-hal yang berkaitan dengan kecurangan yang tidak dicakup dalam standar investigasi ini, yaitu:

Pengujian tujuan perbaikan pengendalian yang terlihat dalam dugaan tindakan yang tidak patut.
Pengauditan fraud dalam hal tidak ada penipuan atau dugaan yang masuk akal.
Pengembangan pencegahan fraud atau program pendeteksian.
Kesepakatan ini diatur oleh standar audit atau jasa konsultasi yang disesuaikan dengan keadaan.

1.3. Definisi tindakan yang tidak patut

Tindakan yang tidak patut adalah pelanggaran secara serius terhadap kebijakan Universitas berdasarkan laporan dan penyelidikan yang dilakukan. Auditee utama dari investigasi adalah pihak badan pemeriksa keuangan dan dewan audit universitas.

1.4. Peran dan pertanggungjawaban

Berikut ini peran dan tanggungjawab dalam melakukan jasa investigasi

Ketua SAI. Ketua SAI bertanggungjawab dalam melakukan investigasi audit seperti halnya komunikasi dengan pihak luar. Selain itu, ketua SAI juga bertanggungjawab dalam melaporkan informasi ringkasan semua investigasi audit pada pihak eksternal.

Ketua investigasi. Ketua investigasi bertanggung jawab dalam membantu ketua SAI dalam melihat peran seperti pelacakan investigasi yang dilaporkan pada kantor audit universitas. Ketua investigasi menyediakan sumberdaya investigasi dan konsultasi yang diperlukan.

Auditor Senior. SAI bertanggungjawab dalam pelaksanaan investigasi. Ketika investigasi menemukan tindakan yang tidak patut, SAI juga bertanggungjawab dalam merekomendasikan penguatan pengendalian yang berkaitan, kebijakan atau prosedur untuk mengurangi pengulangan kejadian di masa depan.

Jika terjadi hal-hal yang sudah masuk pada hukum pidana atau perdata, maka Universitas bisa meminta pihak berwajib untuk menyelidiki dan melakukan tuntutan hukum.

Alasan-alasan yang menjadi dasar untuk menduga adanya kemungkinan pelanggaran adalah:

Tuduhan atau dugaan jika benar.
Menghasilkan kegiatan yang tidak benar di mata hukum dan pelanggaran berat terhadap kebijakan Universitas.
Jika tidak (seperti yang disebutkan kedua point sebelumnya), maka tidak menjadi masalah bagaimana perilaku tersebut muncul, dan ia tidak akan menyediakan dasar penyelidikan dibawah standar ini.

Tuduhan harus disertai dengan informasi spesifik yang cukup untuk dilakukan penyelidikan. Misalnya “informasi terjadi korupsi di fakultas” belumlah cukup menjadi bukti awal penyelidikan. Dugaan harus langsung pada bukti yang memberikan kredibilitas dugaan. Bukti itu harus ada saksi atau dokumennya.

Jika bukti untuk melakukan investigasi tidak mencukupi, maka harus didokumentasikan.

2.Pelaksanaan investigasi

2.1. Perencanaan Investigasi

Perencanaan investigasi termasuk dalam penentuan:

Apa sifat dari pelanggaran?
Unit organisasi apa saja yang terlibat?
Bukti apa saja yang diperlukan untuk menduga adanya dugaan kecurangan?
Catatan atau bukti apa yang perlu diamankan?
Bantuan apa yang diperlukan?
Sumberdaya apa yang diperlukan?
Pemberitahuan apa saja yang diperlukan?
Metodologi apa yang perlu digunakan untuk mengumpulkan, mengamankan dan menganalisis bukti? Metodologi termasuk koordinasi dengan pihak-pihak lain.

2.2. Dokumentasi

Dalam investigasi audit ada dua jenis dokumentasi: administratif dan bukti. Dua jenis dokumentasi ini harus dijaga kerahasiaannya. Baca juga: Memahami tentang kode verbal

Dokumentasi administratif

Dokumentasi administrasi menyangkut manajemen kasus dalam universitas yang tidak mempunyai hubungan langsung dengan bukti audit. Dokumentasi administratif mencakup (tapi tidak terbatas) pada hal-hal berikut:

Kronologis peristiwa penting
Perencanaan yang tidak berkaitan dengan pelanggaran
Kapan, dan bagaimana dugaan sampai menjadi perhatian SAI .
Definisi peran dalam investigasi, termasuk peran yang ditetapkan dalam proses praduga tersebut
Pemberitahuan audit internal
Pertimbangan personel
Pertimbangan operasional
Administrasi pelaksanaan

Dokumentasi bukti

Pengumpulan bukti. Perhatian harus diberikan untuk mengumpulkan bukti sehingga tidak ada kompromi. Pada kasus yang hasilnya berupa pemberhentian atau praduga, orang yang mengumpulkan bukti harus diuji sebagai alat dan otoritas untuk mengumpulkan bukti.

Perhatian terhadap bukti. Pada semua kasus yang memiliki kemungkinan pelanggaran atau menyangkut pidana, perhatian harus diberikan untuk menjaga integritas dari bukti. Penyelidik harus menjamin bahwa langkah-langkah telah dilakukan untuk mengamankan dan melindungi semua bukti awal. Ini termasuk:

Langkah-langkah untuk menjamin bahwa bukti tidak dihilangkan baik oleh tersangka maupun orang lain.
Penggunaan kopi kerja daripada aslinya dalam menganalisis
Penggunaan kopi gambar untuk mengamankan informasi yang tersimpan dalam komputer

Jika kasus tersebut memiliki kemungkinan kuat mengandung tindakan perdata atau pidana, dokumentasi yang perlu diperhatikan adalah:

Kapan bukti tersebut dikumpulkan
Bagaimana bukti tersebut dikumpulkan
Bagaiman jalur tersangka diamankan
Bagaimana bukti dijaga dengan baik

Dokumentasi bukti dapat pula dilakukan dengan teknik-teknik berikut ini:

1. Wawancara

2. Interogasi terencana

3. Kesaksian

3. Komunikasi dan Pelaporan

3.1. Pemberitahuan Awal

SAI harus memberikan investigasi audit secara tertulis yang menyangkut:

Penyelewengan yang jumlahnya melebihi nilai rupiah tertentu (akan ditentukan oleh rektor)
Masalah korupsi
Hasil kurangnya pengendalian
Mungkin menerima perhatian media atau publik lainnya
Kemungkinan signifikan untuk alasan lain dalam pertimbangan SAI

Pemberitahuan pada kantor dewan audit harus secara tertulis dan mencakup hal-hal termasuk:

Deskripsi yang cukup dari tuduhan yang memungkinkan pertimbangan signifikansi potensial seperti lainnya jenis kegiatan yang diduga
Identifikasi departemen atau unit operasional yang terlibat.
Nilai kegiatan yang dituduhkan
Sumber dana yang terlibat
Jenis sumber tuduhan (apakah pembisik, manajemen atau pihak ketiga)
Ikhtisar rencana kerja investigatif

Standar yang diambil harus digunakan untuk pemberitahuan awal oleh SAI pada dewan audit. Bentuk yang sama harus disusun oleh SAI untuk penyelidikan yang dilaporkan pada rektor.

3.2. Komunikasi Sementara

Setiap kemajuan penyelidikan harus dikomunikasikan dan dilaporkan. Laporan tersebut harus dilakukan kapan saja ada perkembangan dalam penyelidikan yang secara material mempengaruhi informasi yang disediakan terlebih dahulu atas dugaan yang dituduhkan tapi tidak terbatas pada tuduhan, tuduhan yang belum tentu benar, masuknya badan investigatif resmi dalam kasus, media atau kepentingan publik lainnya dan estimasi uang yang terlibat. Pada kasus yang tidak aktif atau tidak ada perubahan maka hendaknya ada komunikasi fakta ini secara bulanan.

3.3. Komunikasi Hasil

Ada beragam laporan yang dapat dikeluarkan. Umumnya perbedaannya tergantung pada pemakai akhir laporan. Untuk hasil investigasi yang tidak terdapat temuan pelanggaran, dapat dilaporkan pada Rektor dalam bentuk memo atau format surat. Namun ada kemungkinan kasus di mana bukti ditemukan bahwa jelas subyek tertentu diduga melakukan pelanggaran, maka diperlukan laporan lengkap.

Jika laporan investigasi yang dimaksud digunakan juga oleh Jaksa dan aparat penegak hukum, maka perlu mempertimbangkan laporan terinci yang memasukkan referensi tentang bukti-bukti. Bukti-bukti tersebut tidak hanya terbatas pada kopi dokumen asli, pernyataan saksi tertulis, transkrip wawancara. Laporan tersebut hendaknya memasukkan semua informasi yang relevan pada kasus yang sedang diselidiki.

Untuk penyelidikan yang memerlukan nota dari Rektor, draft laporan investigasi harus dikirim ke Dewan Audit untuk dimintakan komentar sebelum dikeluarkannya laporan final. Draft harus disiapkan sebelum temuan, simpulan dan rekomendasi dikomunikasikan pada manajemen atau pihak yang lain.

3.4. Format Laporan

Untuk tujuan pelaporan formal, hendaknya ada ikhtisar normal dan rincian laporan kecuali kasusnya sederhana yang tidak memerlukan rincian.

3.5. Elemen Laporan

Setiap laporan harus berisikan elemen laporan. Elemen laporan adalah:

Alasan untuk melakukan investigasi.
Tuduhan -apa yang dituduhkan oleh investigasi atau evaluasi awal.
Metodologi- metode yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis bukti.
Analisis-alasan yang menghubungkan metodologi dan bukti untuk mendukung simpulan. Dalam memo dan laporan ikhtisar bagian ini dapat disingkat, tapi harus memungkinkan pihak ketiga untuk memperoleh simpulan yang sama dengan penyelidik.
Simpulan-ada dua jenis simpulan yakni tuduhan pelanggaran tersebut benar atau tidak benar.

Jika pelanggaran terbukti, simpulan harus menyatakan sesuai faktanya:

Dalam hal kebijakan hendaknya menyajikan pelanggaran kebijakan yang terjadi.
Dalam hal pelanggaran kriminal, harus dihindari pembuatan simpulan hukum sebelum dibuktikan di pengadilan.
Pelanggaran tidak terbukti ketika memang penyelidik tidak memiliki bukti yang cukup untuk membuktikan tuduhan, walaupun ada dugaan.
Laporan investigasi adalah jenis laporan audit berdasar tujuan investigasi sehingga semua draft normal dan kebijakan distribusi laporan final dan praktiknya, dapat diterapkan. Perhatian diberikan untuk menjamin bahwa audite adalah level manajemen yang tepat.

Pedoman Standar Audit Internal Audit Investigasi

Related Posts:

2 Responses to "Pedoman Standar Audit Internal Audit Investigasi"