CARA PINTER MENGELOLA KEUANGAN EVENT ORGANIZER

A. Bikin Ervent! Barter Yuk..

Beberapa hal yang dimungkinkan untuk memperoleh sponsor barter antara lain:

1. Tempat pelaksanaan event

Tempat dalam hal ini misalnya ballroom hotel atau ruang pertemuan, sangat memungkinkan untuk kita barter biaya pemalaiannya dengan tampilan sponsor pada materi promosi yang kita buat. Kita bias melakukan negosiasi sampai mungkin 100% barter, atau diskon tertentu misalnya 50% sisanya dihitung barter.

2. Akomodasi hotel tampilan

Seperti sekareang ini pelaksanaan ddiatas, hotel sangat memungkinkan untuk memberikan sponsor barter kamar termasuk makan paginya.

3. Katering

Bila kita memesan konsumsi dengan jumblah banyak, kita bias melakukan negosiasi dengan perusahaan catering untuk bekerja sama memberikan barter, paling tidak bisa memperoleh diskon 30% sampai 50%

4. Produksi makanan dan minuman

Ada perusahaan tertentu misalnya makanan dan minuman yang mau memberikan sponsor tapi dalam bentuk makanan dan minuman.

5. Sound system dan tata lampu

Kita bias melakukan negoisasi diskon sampai batas maksimal, dengan memberikan kontraprestasi pemuatab logo pada materi publikasi dan promosi. Apabila jika event kita menarik, itu bias mengangkat ‘brand’ perusahaan mereka.

6. Transportasi

Mulai dari tiket pesawat, tiket kapal laut, tiket kereta api, tiket bus yan mungkin untuk kerjasama barter promosi.

7. Dokumentasi

Bisa bekerja sama dengan perusahaan pemotretan dan video.tapi bias juga bekerja sama dengan took peralatan fotografi.

8. Percetakan

Untuk keperluan cetak mencetak, kita bias mengupayakan bekerja sama dengan percetakan secara barter penuh atau dengan diskon khusus.

9. Perusahaan sablon kaos

Untuk barter T-shirt, sejauh event kita menarik, sangat besar kemungkinannya untuk bias barter.

10. Media massa

Sureat kabar, majalah, televisi bias diajak bekerja sama untuk mengiklankan event kita agar lebih diketahui publik.

Baca juga: Cara pinter jadi Event Organizer

B. Mengelola Keuangan Event

Ada tiga hal penting yang perlu diperhatikan dalam mengetahui kondisi keuangan kita dalam menggelar event, yaitu:

1. Penyesuaian kontrol anggaran kurang ketat

Menyusun anggaran harus melalui p[roses pembelanjaan yang sistematis. Agar kondisi keuangan kita stabil, kita seharusnya memilih staf keuangan yang handal pula.Tapi perihal control penyusunan, perencanaan, pengeluaran dan pemasukan harus melalui satu pintu komando.

2. Tidak tercapainya target pemasukan sponsor / donator

Problematika yang sering terjadi dilapangan, dialami naik oleh kepanitiaan suatu event dan anggotanya. Dalam kasus tidak sesuainya target sponsor, itu sudah menjadi resiko bisnis.Yang perlu dicermati bagi Event Organizer pemula harus sering mempelajari untuk mengantisipasi hal tsb. Setelah pada awal kita menyusun anggaran event yang realitas, termasuk plan A, plan B, plan C, dan plan D. Misalnya penentuan anggaran event kita sebesar 100.000.

3. Perkiraan hasil jual tiket yang meleset

Kejadian yang palin sering terjadi adalah:

Biaya event membengkak, perolehan sponsor tak mencapai target dan harapan terakhir ternyata penjualan tiket blong! Lengkap sudah derita dalam menggelar event.

C. Menyusun Mata Anggaran Event

1. Penampilan

Dalam memilih dan menentukn penampil, kita akan berhadapan denga tiga hal: apa atau siapa, berapa honornya, apa permintaan khususnya.Kembali lagi pada prinsip terpenting yaitu ‘realistris’, jangn terlalu bernafsu untuk mengundang penampilan yang diperkirakan akan menelan biaya diluar kemampuan kita. Pahami dulu dengan teman anda melalui referensi tentang berbagai alternative penampil.

2. Tempat pelaksanaan event

Ini factor terpenting yang harus kita tentukan dalam sebuah event. Yaitu menentukan tempat pelaksanaan event. Biasanya Event Organizer memilih tempat yang memiliki beberapa faktor, yaitu di indoor, outdoor, auditorium, faktor jarak dan akses lalu lintas, kelengkapan dan perlengkapan tempat.

3. Perizinan

Untuk mengurus perizinan harus menyelesaikan terlebih dahulu urusan tempat pelaksanaannya. Dan harus siap menanggung konskwensi biaya. Yang dibutuhkan ialah: Surat rekomendasi dari pengelola tempat, dari pemda setempat, proposal.

4. Perlengkapan

Pada setiap event apapun, kita pasti berhadapan dengan perlengkapan. Perlengkapan mempunyai kriteria. Klasifikasi dan jenis yangt sangat banyak dan beragam. Mulai dari panggung, tata cahaya, sound system dll.

5. Transportasi

Transportasi dapat berupa transportasi penampil antar kota, transportasi lokal penampil, transportasi panitia khusus, penggantian uang bensin.

D. Mitra Kerja Event Organizer

Mitra kerja Event Organizer bias juga disebut ‘supplier’ atau dengan kata lain ‘pemasok’ dari berbagai jenis kebutuhan kita. Data para pihak mitra kerja kita tersebut sangatlah penting, karena didalam sebuah gelaran event, kita harus selalu mengupayakan plan A, plan B, plan C dan plan D. Khususnya dalam anggaran pembiayaan, maka data mitra sangatlah efektif untuk memilih harga yang sesuai badget kita.

E. Mengenal Run Down Acara

Run Down sangatlah dikenal dalam gelaran event, yaitu susunan acara yang detail yang menunjukkan waktu, kegiatan pokok, personil, kegiatan pendukung, alur blocking panggung, penanggung jawab, peralatan pendukung. Run down disusun oleh penanggung jawab acara dan disosialisasikan kepada seluruh anggota tim kerja secara lengkap dan akurat.

F. Proses Event, Kapan Mulai?

Mulai publikasi sebuah gelaran event, perlu diatur dengan strategi sedemikian rupa agar tepat sasaran pasar. Jangka waktu yang ideal untuk promosi ialah minimal 12 hari, maksimal 18 hari (3 minggu). Ada strategi yang perlu disusun agar tepat sasaran, antara lain:

1. Pemberitaan media cetak

2. Iklan media cetak

3. Iklan radio

4. Penyebaran leaflet dan poster

5. Pemasangan spanduk

G. Gimana sih, ngurusin Jual Tiket?

Mengurus penjualan tiket event sebaiknya kita lakukan secara serius. Karena ini merupakan sumber keuangan dari event kita yang sangat kita harapkan. Potensi terjadinya kerusuhan dan kebocoran, dari pemasukan tiket sangatlah penting.

Festival Komunikasi merupakan event tahunan yang digarap penulis dan rekan-rekan tidak pernah sepi penonton

Beberapa hal yang penting dalam mengurus penjualan tiket antara lain adalah:

a. Membuat dan mengirim surat titip jual tiket

b. Membuat kuitansi sementara

c. Membuat tanda terima kuitansi sementara dan ketentuan penjualan tiket

d. Mencetak tiket

e. Pengamanan tiket

f. Urusan pajak

g. Penukaran tiket asli dan pengambilan uang

Artikel Terkait: 

* Ilmu Komunikasi

* Teori Ilmu Komunikasi

* Mata Kuliah Ilmu Komunikasi

* Teori Semiotika

* Makalah Ilmu Komunikasi

* Materi Ilmu Komunikasi

* Makalah Kuliah Komunikasi

* Event Organizer

* Mata Kuliah Event Organizer

* Teori Semantik

* Metode Penelitian Komunikasi

* Jurnalisme Kontemporer

* Media Massa                 

* Mata Kuliah Jurnalisme

* Mata Kuliah Reportase

* Ilmu Advertising

* Dasar Jurnalisme

Related Posts:

Tweet