Teori Informasi Organisasi

Konsep sistem : sekumpulan komponen / objek yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan menerima input dan memprosesnya menjadi output. Contohnya sistem pendidikan, tata surya, dan keagamaan. Baca juga: Teori Interaksionisme Simbolik

Komponen sistem:

Komponen dasar

Input: meliputi elemen yang dicapture, dirakit yang masuk ke sistem untuk diproses. Contoh: raw material, energi, data
Proses: meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contoh: proses manufaktur, kalkulasi matematika
Output: meliputi transfer elemen yang dihasilkan oleh proses ke tujuan. Contoh: sistem manufaktur menerima raw material sebagai input dan menghasilkan barang sebagai output. SI menerima resource / data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk (informasi) sebagai output.

Komponen tambahan

Feedback: data yang menyatakan performansi sistem. Contoh: data tentang performansi penjualan adalah feedback bagi manajer penjualan.
Control: meliputi monitoring dan evaluasi feedback untuk menentukan apakah sistem mencapai tujuan. Fungsinya adalah membuat penyesuaian untuk input sistem dan pemrosesan komponen untuk memastikan sistem menghasilkan output yang tepat.

Contoh gampangnya adalah: kalau kita mendapat informasi (dan percaya pada informasi itu) bahwa besok akan hujan, dan kalau Anda memutuskan untuk membawa payung besok, dan akhirnya benar-benar membawa payung ketika ke luar rumah, maka Anda sudah mengubah potensi informasi menjadi sesuatu yang berwujud (yaitu Anda membawa payung). Jika kemudian hujan memang turun, keputusan membawa payung itu menjadi sebuah manfaat. Dapat digambarkan secara sederhana seperti ini: informasi cuaca (potensi) –> keputusan membawa payung (wujud potensi) –> membawa payung (aksi) –> terlindung dari hujan (manfaat).

Sumber: Wikipedia

Dalam pembahasannya, O’Reilly juga mempersoalkan “relevansi” informasi yang akan dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. Maksudnya, setiap pengambilan keputusan didahului oleh sebuah upaya mencari dan menemukan informasi yang relevan. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan perilaku informasi (information behavior). Ketika kita meletakkan semua ini dalam konteks kehidupan organisasi, maka terlihatlah kompleksitas yang amat menarik untuk dikaji.

Salah satu aspek yang menjadi pusat perhatian O’Reilly adalah kaitan antara perilaku informasi dan hubungan kekuasaan (power relations) di dalam sebuah organisasi. Menurut teorinya, informasi yang akan dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dipengaruhi oleh hal-hal berikut:

Kekuasaan si pemberi informasi (atau si sumber informasi) atas si pengambil keputusan. Semakin berkuasa pihak yang memberi informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Ini kedengarannya lumrah banget. Informasi dari big boss sudah pasti diprioritaskan oleh semua bawahan yang berwenang mengambil keputusan. Kalau si pengambil keputusan itu sendiri adalah seorang big boss, mungkin dia akan mencari orang tertentu yang dianggapnya lebih berkuasa, walau orang ini berada di luar organisasi. Banyak big boss yang punya “dukun” untuk membantunya mengambil keputusan
Relevansi informasi terhadap tugas yang harus dilakukan seorang pengambil keputusan. Ini juga lumrah. Seorang pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang relevan untuk tugas-tugasnya terlebih dahulu, baru mempertimbangkan informasi yang relevan untuk tugas orang lain.
Kaitan antara informasi dengan sistem insentif dan dis-insentif. Secara bercanda, kita bisa mengatakan bahwa informasi yang menguntungkan kedudukan seseorang pasti lebih diprioritaskan, apalagi kalau informasi itu tidak menguntungkan bagi saingan di kantor .
Kontribusi informasi terhadap tindakan yang akan menimbulkan imbalan positif. Berkaitan dengan butir 3 di atas, setiap pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang menurutnya akan menghasilkan reaksi positif dari rekan-rekan sesama kantor, apalagi kalau hasilnya menimbulkan pujian kepada si pengambil keputusan. Di sini berlaku azas conformity – atau yang sering disebut “cari aman”. Daripada diomelin orang sekantor, mendingan ambil keputusan yang memuaskan semua orang :
Kontribusi informasi bagi keuntungan pribadi. Masih berkaitan dengan butir 3 dan 4, setiap orang di semua lapisan organisasi pasti memikirkan keuntungan pribadi, dan jika ada informasi yang nantinya akan menguntungkan secara pribadi, maka informasi itulah yang jadi prioritas untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.
Kaitan antara informasi dengan potensi konflik. Berkaitan dengan butir 4, semakin sedikit konflik yang ditimbulkan oleh sebuah informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya O’Reilly beranggapan bahwa anggota-anggota sebuah organisasi cenderung menghindari konflik.
Kemudahan penggunaan informasi, dilihat dari segi kepampatan (compact) dan kejelasan. Tentu saja, semakin mudah sebuah informasi dicerna, semakin mungkin informasi itu dipilih untuk mengambil keputusan.
Hubungan antara pemberi informasi dan pengguna informasi, khususnya jika informasi ini bersifat lisan. Dalam situasi yang sesungguhnya, menurut O’Reilly banyak sekali pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan informasi lisan dari orang-orang yang dianggap “dekat”.
Keterpercayaan. Berkaitan dengan butir 8, seorang pengambil keputusan akan cenderung menggunakan informasi dari “sumber-sumber yang dapat dipercaya”. Seringkali, pertimbangan ini bersifat subjektif, walau juga dipengaruhi oleh pengalaman dan situasi hubungan inter-personal di dalam sebuah organisasi.

Kalau kita lihat sembilan butir di atas, nampaklah bahwa perilaku informasi dan pengambilan keputusan bukan semata-mata kegiatan prosedural atau “teknis”. Bagi para peneliti bidang perpustakaan dan informasi, kenyataan ini tentu amat menarik, apalagi jika dikaitkan dengan budaya organisasi atau hubungan antar pegawai.

Teori Informasi Organisasi

0 Response to "Teori Informasi Organisasi"

Post a Comment

Teori Informasi Organisasi

Related Posts:

0 Response to "Teori Informasi Organisasi"

Post a Comment