Hal Pokok Yang Harus Dimiliki Seorang Public Relations

Peranan public relations dalam suatu organisasi atau perusahaan tentu sangat penting. Karena, keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai misi dan tujuannya ditentukan oleh peranan dan kegiatan public relations dalam memelihara hubungan baik dengan sasaran, baik di lingkup internal maupun eksternal.

Oleh sebab itu, untuk mencapai tujuan tersebut, secara umum seorang public relations harus memiliki beberapa pengetahuan dan kemampuan tertentu. Beberapa pengetahuan dan kemampuan tersebut antara lain, yaitu:

• Pengetahuan tentang berbagai kegiatan lembaga eksternal dan internal, memantau, menemukan, serta membantu, dan memecahkan masalah yang timbul dalam hubungan publik.
• Pengetahuan dan wawasan di bidang teknis penelitian, perencanaan dan pengelolaan program kehumasan (public relations), serta melakukan komunikasi dan evaluasi;
• Kemampuan menggunakan teknik komunikasi lisan maupun tulisan serta gambar dalam situasi perorangan, kelompok, dan massa; serta
• Kemampuan dan keterampilan di bidang kehumasan serta menciptakan kerjasa sama untuk kepentingan kehumasan bersama.

Itulah beberapa hal mendasar yang harus dimiliki oleh seorang public relations agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik.[1] Baca juga: Ruang lingkup humas

Berdasarkan adanya dua jenis publik bagi suatu lembaga atau perusahaan (publik internal dan publik eksternal), maka tujuan public relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam (internal public relations) dan di luar (external public relations). Dengan kata lain, public relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan publik internal dan ke luar dengan publik eksernal.

1. Tugas dalam Publik Internal

Menjaga hubungan baik tidak hanya dilakukan dengan publik eksternal. Karena, sudah tentu, suasana di dalam badan atau perusahaan juga menjadi target dari tugas  internal public relations, terutama suasana di antara para karyawannya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan lembaga atau perusahaannya. Kegiatan public relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.

Setiap anggota dari badan atau perusahaan itu, mulai dari tingkat pimpinan hingga pesuru, merupakan bagian dari public relations yang tidak resmi. Oleh karena itu, mereka harus menyadari bahwa sebagai anggota keluarga dari perusahaan, mereka akan selalu mendapat sorotan dari publik yang ada di luar. Sikap, sifat, tingkah laku, dan perbuatan seorang karyawan atau keluarganya dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan di mana mereka bekerja.

Dengan kesadaran dan keyakinan tersebut, diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan yang demikian dapat diciptakan jika pimpinan atau majikan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya. Baik secara ekonomi, sosial, maupun secara psikologis.

2. Tugas dalam Publik Eksternal

Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan publik eksternal (luar) perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern, tidak akan ada kemungkinan bagi seseorang atau suatu badan bisa hidup menyendiri, karena masing-masing kan saling membutuhkan satu sama lain. Hubungan ke luar perlu dibina oleh perusahaan atau instansi, seperti ke pemerintah, pelanggan, pers/ media massa, termasuk kepada masyarakat sekitar (community).

Hubungan yang harmonis hanya dapat tercapai dengan pengertian yang ikhlas, tidak dengan paksaan, terlebih lagi jika hubungan atau komunikasi itu harus berkembang dalam masayarakat demokratis. Semua komunikasi dengan publik eksternal sepatutnya dilakukan perusahaan secara informatif dan persuasif. Informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti, sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya. Publik terkadang sangat kritis terhadap sesuatu yang berhubungan dengan kepentingannya yang aktual dan tidak biasa. Oleh karenanya, sifat yang ramah dari seorang public relations merupakan salah satu syarat yang bisa menentukan berhasil atau tidaknya usaha external public relations.

Adapun kegiatan external public relations ini, antara lain, meliputi bagaimana memperluas pasar, bagaimana memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, bagaimana cara mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pejabat pemerintahan dan negara, bagaimana cara mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, bagaimana memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion-leader, serta bagaimana memelihara hubungan baik dengan para pemasok dan publik-publik lain yang berhubungan dengan operasional perusahaan. Baca juga: Peranan humas

Dua tugas utama tersebut –tugas dalam publik internal dan tugas dalam publik eksternal- sebenarnya merupakan tugas pokok secara garis besar. Lebih dari itu, masih ada beberapa tugas lain yang menjadi job description bagi seorang public relations. Beberapa tugas lain tersebut yaitu:

• Menjaga reputasi. Eksistensi sebuah perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan publi relations dalam menciptakan opini publik yang positif. Untuk itu, seorang publi relations harus selalu menjaga dan menciptakan hubungan yang harmonis dengan publiknya. Ia harus bisa menafsirkan target publik untuk mendukung tujuan dan kebijakan dari perusahaan yang bersangkutan.
• Mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti menghadapi media, komunitas, dan konsumen. Dalam hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik, representasi para interest group, sebagai conflict-mediation, atau mengurus hubungan antara perusahaan tempat mereka bekerja dengan para investor. Seorang public relations tidak hanya berfungsi untuk mengatakn sejarah organisasi, tetapi mereka juga dituntut untuk mengerti tingkah laku dan memperhatikan konsumen, karyawan, dan kelompok lain yang juga merupakan bagian dari deskripsi kerjanya. Untuk meningkatkan komunikasi, seorang public relations juga harus membangun dan memelihara hubungan yang kooperatif dengan wakil-wakil komunitas, konsumen, karyawan, dan public interest group, juga dengan perwalian dari media cetak dan media eketronik.
• Menyampaikan informasi kepada publik, interest group, atau pemegang saham mengenai kebijakan aktivitas, dan prestasi dari sebuah organisasi. Tugas tersebut juga berhubungan dengan mengupayakan pihak manajemen untuk supaya tetap sadar terhadap tingkah laku publik dan menaruh perhatian terhadap grup-grup serta organisasi, dengan siapa mereka biasa berhubungan.
• Menyiapkan dan membuat press release serta menghubungi orang-irang di media, yang sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan program mereka. Banyak laporan khusus di radio atau televisi, berita di koran dan artikel di majalah, bermula dari meja seorang public relations.
•  Mengatur dan mengumpulkan program-program untuk memelihara dan mempertahankan kontak antara perwakilan organisasi dan publik. Mereka mengatur speaking engagement, pidato untuk kepentingan sebuah perusahaan, membuat film, slide, atau presentasi visual lain dalam rapat dan menrencanakan konvensi. Sebagai tambahan, mereka juga bertanggung jawab menyiapkan annual reports dan menulis proposal untuk proyek-proyek yang beragam.
• Dala pemerintahan, seorang public relations yang kemungkinan akan disebut sebagai sekretaris pers, infromation officer, public affair specialist, atau communications specialist, bertugas untuk memberikan informasi kepada publik mengenai aktivitas yang dilakukan agen-agen pemerintah dan pegawai-pegawai resminya.
• Public relations yang berurusan dengan publisitas untuk individual, atau mereka yang menangani piblic relations untuk organisasi kecil, kemungkinan akan berurusan dengan semua aspek pekerjaan. Mereka akan menghubungi orang-orang, merencanakan dan melakukan penelitian, serta menyiapkan material untuk distribusi. Mereka juga mengurusi pekerjaan periklanan atau sales promotion untuk mendukung kegiatan marketing.

Sementara itu, menurut H. Fayol, beberapa kegiatan dan sasaran public relations adalah:

• Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image);
• Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif;
• Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak;
• Menghadapi krisis (facing of crisis); serta
• Menangani keluhan (complaint) dalam menghadapi  krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

---

[1] Iqra’ al-Firdaus, Kiat Hebat Public Relations ala Nabi Muhammad Saw. (Yogyakarta: Najah, 2013), 26-31.

Related Posts:

Tweet